NIPV, jouw werkgever
Meer weten over onze vacatures of wil je een open sollicitatie naar ons sturen? Neem contact op met onze recruiters. Zij helpen je graag verder met jouw vragen.
Binnen het NIPV bepalen budgethouders of hun gedelegeerden de capaciteitsbehoefte en sturen zij op externe inhuur binnen gestelde kaders (wie, wanneer, welk tarief). Via gestandaardiseerde aanvragen regelt de Inhuurdesk de administratieve afhandeling van inhuurcontracten en fungeert zij als eerste aanspreekpunt voor aanvragers en leveranciers. Daarnaast verzorgt de Inhuurdesk de rapportages rondom externe inhuur. De Inhuurdesk werkt samen met HR en Inkoop: HR adviseert over inhuurvormen, arbeidsrecht en arbeidsmarktbenadering en ondersteunt bij selectie. Inkoop leidt aanbestedingstrajecten en borgt contractuele en juridische kaders. De Inhuurdesk valt onder de afdeling FC&I en wordt in 2025 gefaseerd uitgerold.
-
Financien, control en inkoop -
Zoetermeer -
24 uur -
3.246,16 - 4.340,57 -
Mbo niveau 4
Binnen het NIPV bepalen budgethouders of hun gedelegeerden de capaciteitsbehoefte en sturen zij op externe inhuur binnen gestelde kaders (wie, wanneer, welk tarief). Via gestandaardiseerde aanvragen regelt de Inhuurdesk de administratieve afhandeling van inhuurcontracten en fungeert zij als eerste aanspreekpunt voor aanvragers en leveranciers. Daarnaast verzorgt de Inhuurdesk de rapportages rondom externe inhuur. De Inhuurdesk werkt samen met HR en Inkoop: HR adviseert over inhuurvormen, arbeidsrecht en arbeidsmarktbenadering en ondersteunt bij selectie. Inkoop leidt aanbestedingstrajecten en borgt contractuele en juridische kaders. De Inhuurdesk valt onder de afdeling FC&I en wordt in 2025 gefaseerd uitgerold.
Wat ga je doen?
De volgende taken worden door de Medewerker Externe Inhuur & Contractbeheer opgepakt:
- Binnenkomende telefoon en beantwoorden van vragen;
- Eerste aanspreekpunt voor de aanvragers en externe leveranciers. Geeft informatie over vragen die binnen de vastgestelde kaders vallen. Uitzonderingen worden voorgelegd aan de inkoop- of HR adviseurs.
- Controleert de binnenkomende inhuuraanvraag in Proactis;
- Verrijkt de binnenkomende inhuuraanvraag in Proactis met gegevens om de aanvraag te kunnen behandelen;
- Ondersteunt per inhuurvorm administratief en organisatorisch de (gestandaardiseerde) stappen in het contracteringsproces;
- Voert de geselecteerde inhuurkracht in Proactis op;
- Maakt standaard inzetcontracten/opdrachtbevestigingen aan, die door procuratieflow gaan;
- Signaleert data waarop een contract verlengd of beëindigd moet worden en voert deze wijzigingen door in de systemen;
- Plant gesprekken voor inhuuropdrachten met externe kandidaten / uitnodigingen versturen, ruimtes reserveren;
- Dossierbeheer: Administratief verwerken van contracten (registratie, ondertekening en archivering), VOG’s aanvragen, registratie zzp-ers in het kader van de wet Dba, archiveren, etc.
- Rapportage: zorgt in bronsystemen voor correcte data ten behoeve van rapportages over inzet (ook op persoonsniveau), contracten, looptijden en tarieven voor budgethouders en adviseurs.
- Signaleert knelpunten of onduidelijkheden in de processen en draagt bij aan oplossingen of verbetervoorstellen.
Over het NIPV
Elke dag zetten we ons in voor de publieke veiligheid. We ontwikkelen passende en professionele antwoorden op actuele veiligheidsvraagstukken die ontstaan door bijvoorbeeld geopolitieke spanningen, de energietransitie en klimaatverandering. Op deze en andere thema’s verbinden en versterken we de professionals in het veiligheidsdomein via onderzoek, onderwijs, informatie en brede ondersteuning. Daarnaast hebben we een unieke positie als het gaat om de ontwikkeling en het beheer van crisismanagementsystemen en het coördineren en faciliteren van de landelijke brandweerspecialismen.
Wie ben jij?
Om de taken goed uit te voeren, dient de Medewerker Externe Inhuur & Contractbeheer over de volgende kwaliteiten/competenties te beschikken:
- Zelfstandig, proactief en resultaatgericht;
- Biedt uitstekende service aan zowel collega's als externe partijen en werkt nauwkeurig met oog voor privacygevoelige informatie;
- Ruime ervaring in een zelfstandige administratief organisatorische functie, met sterke vaardigheden in communiceren;
- Goed in plannen, organiseren, overzicht bewaren en de juiste prioriteiten stellen;
- Flexibel, snel in het oppakken van nieuwe taken en effectief in communicatie, ook onder druk;
- MBO+ werk- en denkniveau en ervaring met HR/Inkoopprocessen;
- Kennis en begrip van het inhuurproces met daaraan gerelateerde financiële processen;
- Bewezen vaardigheden in het gebruik van relevante software en systemen voor administratieve doeleinden (het liefst Proactis en Workforce);
- Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als schrift.
Wat biedt het NIPV jou?
- Een uitdagende functie voor 24 uur per week binnen een stimulerende, collegiale en ondernemende omgeving.
- Je salaris past binnen de CAO Rijk. Je functie valt in schaal 8 (min. €3.246,16 – max. €4.340,57- bruto per maand o.b.v. 36 uur). Het salaris wordt bepaald op basis van ervaring en competenties.
- Daarnaast ontvang je een flexibel in te zetten individueel keuzebudget (IKB) van 16,5% van je jaarsalaris.
- Bij een fulltime dienstverband ontvang je 144 uur wettelijk verlof aangevuld met 64 uur IKB-verlof.
- Ruime vergoeding woon-werkverkeer à € 0,23 per kilometer en kom je met het openbaar vervoer dan wordt dit voor 100% vergoed.
- Je ontvangt een thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag.
We bieden als NIPV nog veel meer mooie (secundaire) arbeidsvoorwaarden. Deze kan je hier vinden.
Interesse?
Je weet het zeker, dit is jouw baan! Solliciteer dan vóór 13 november 2025.
Gesprekken worden op maandagochtend 17 november gevoerd.
Heb je vragen over de vacature? Frank Gortemaker, Teammanager Finance, Control & Inkoop helpt je graag verder. Je kunt hem bereiken via frank.gortemaker@nipv.nl of op 06-13000602. Wil je meer weten over de sollicitatieprocedure dan kun je contact opnemen met Lotte Kemperman, recruiter, via werkenbij@nipv.nl of 06-14748460.
Sollicitatieprocedure
Solliciteren bij NIPV doe je binnen vier stappen!
We nemen alle sollicitaties in behandeling en maken een selectie. Kort na de einddatum krijg je van ons bericht.
Selectie
Zijn we enthousiast over jouw sollicitatie? Dan nodigen we je uit op sollicitatiegesprek.
Sollicitatiegesprek
Zijn we allebei nog steeds enthousiast? Dan volgt een arbeidsvoorwaardengesprek. Hier sluit ook een HR-collega bij aan.
Voorstel arbeidsvoorwaarden
Houden we ook hier een goed gevoel aan over? Dan zet je een handtekening onder je contract en heten we je van harte welkom bij het NIPV!
Contract tekenen