Deborah van Eijck is coördinator NIPV Kennisevents. Ze stuurt het congresbureau van het NIPV aan dat op dit moment op jaarbasis zo’n 80 bijeenkomsten organiseert. NIPV Kennisevents werkt voor alle centra binnen het NIPV en bijvoorbeeld ook voor crisispartners en het ministerie van Justitie en Veiligheid. “Gemiddeld hebben we zo’n 100 tot 200 inschrijvingen per congres, maar naar het Brandweerevent kwamen er afgelopen jaar bijna 900 mensen. Jaarlijks ontvangen wij tussen de 7.500 en 10.000 bezoekers.”
Wat doen jullie precies?
“Wij organiseren meestal één- of tweedaagse congressen. Dit jaar hebben we bijvoorbeeld ook een vierdaags congres georganiseerd. Veel congressen zijn eenmalig, maar bijvoorbeeld het Congres Fire Safety & Science komt jaarlijks terug, dit jaar alweer voor de zestiende keer. Het publiek voor dat congres komt uit heel Europa. En op de EU Energy Storage Systems Safety Conference kwamen mensen uit Korea, Canada, Amerika… Uit alle delen van de wereld dus. Voor zo’n congres regelen wij de volledige logistiek. Van het zoeken van een locatie tot het bedenken van de catering, het verzenden van de uitnodigingen, de evaluatie uitzetten en alles wat daar tussenin zit. De opdrachtgever is inhoudelijk verantwoordelijk, maar die inhoud stemmen we samen af. En mocht er bijvoorbeeld een externe dagvoorzitter gezocht worden die ook een inhoudelijke bijdrage kan leveren, dan gaan wij daarnaar op zoek. Zo kom je samen tot een mooi programma.”
Wat is jouw rol binnen het NIPV?
“Ik heb het eerste overleg met de opdrachtgever. We moeten eerst tot de conclusie komen of een event de juiste tool is om dit onderwerp onder de aandacht te brengen. Waar komen de deelnemers voor? Wat moeten ze overhouden als ze straks terugkomen op de kazerne of op kantoor? Waar gaan ze mee naar huis? En wat gaan ze delen met hun collega’s?
Na deze bespreking ga ik kijken wie van mijn collega’s ruimte heeft voor de organisatie en bij wie dit congres het meest past. Die collega gaat er dan mee aan de slag. Wekelijks wordt dan aan mij gerapporteerd hoe de stand van zaken is: is de uitnodiging eruit? Is de website klaar? Hoe zit het met de locatie? Hoe staat het met de duurzaamheid? Hoe gaat het programma eruitzien? Dat zijn allemaal zaken die we met de opdrachtgever afstemmen. Op de dag van het congres ga ik altijd wel even kijken, help ik bij de ontvangst of bij de opstart. Om te zien of dat we voor ogen hadden en hebben afgesproken ook echt is gelukt.
We evalueren alle bijeenkomsten die wij organiseren, zowel met de opdrachtgever als met de deelnemers. Om te leren wat er is gemist of wat anders had gekund, of wat mooie onderwerpen zijn die ze bijvoorbeeld in een volgend event terug zouden willen zien.”
Hoe bevalt het werken bij het NIPV?
“Het werk is leuk, afwisselend en veelzijdig. Met name de contacten met de lectoraten en de centra binnen het NIPV, de samenwerkingspartners en crisispartners zijn heel leerzaam. Iedere dag leer je weer bij door de gigantische diversiteit aan onderwerpen die voorbijkomen. Voorheen waren de congressen vaak aan de brandweer gerelateerd. Daar zijn de afgelopen jaren crisis- en risicobeheersing bijgekomen.
We hebben bijvoorbeeld de Incidentonderzoeksdag, dat is ook een jaarlijks terugkerend event. Daar delen mensen hun ervaringen over incidenten die geweest zijn, hoe ze dat aangepakt hebben en wat anderen daarvan kunnen leren. Dat is gewoon super interessant. Sowieso voor de bezoekers, maar ook voor degene die de congressen organiseert. Het NIPV is echt een organisatie die enorm groeit en het is natuurlijk gewoon een heel interessant werkveld. Verder is de betrokkenheid bij elkaar heel groot. Als organisator hoor je echt bij het projectteam, waarbij inhoud en logistiek hand in hand gaan.”
“Als organisator hoor je echt bij het projectteam, waarbij inhoud en logistiek hand in hand gaan.”
Naar wat voor soort mensen zijn jullie op zoek?
“Wij zoeken mensen die het op de eerste plaats leuk vinden om hard te werken. Het is ruim zeven maanden per jaar pieken, waarbij je soms wel vier congressen in de week hebt. Je moet ervan houden om in een drukke omgeving stressbestendig te zijn. Zo moet je niet snel in paniek raken, ook niet als een dagvoorzitter én een spreker ‘s morgens melden dat ze met griep op bed liggen. Dan moet er een plan B komen. Dat plan heb je vaak niet van tevoren bedacht, dus dan moet je snel kunnen denken en snel kunnen handelen.”
Wat vind jij nou het allerleukst aan het werk?
“Ik geniet erg van het netwerkdeel van mijn werk. Je leert bij ons natuurlijk zoveel mensen kennen, waardoor je mensen met elkaar kunt verbinden. Intern, maar ook extern. Zo hebben wij bij het Brandweerevent dat jaarlijks terugkomt een aantal sponsors. Vijf jaar geleden waren dat er nog 12, afgelopen jaar waren dat er 32. Met die mensen om tafel gaan en bespreken waar de meerwaarde voor hen ligt en kijken hoe je met elkaar tot een samenwerking kunt komen, vind ik heel leuk.
En daarnaast natuurlijk de congresdagen zelf. Het moment dat je denkt ‘o jee, en wat nu?’ en dan met een oplossing komen, zodat het publiek er niks van merkt en de opdrachtgever ontzorgd en geholpen wordt, daar geniet ik persoonlijk het meest van.”
Bekijk onze vacatures
Word jij onze nieuwe collega? We hebben vacatures openstaan voor veel uiteenlopende functie. Bekijk ze hieronder of ga naar alle vacatures.
